• L’Udaf recrute un(e) agent courrier en CDI temps partiel

• Publié le 15 Avr 2018

L’Udaf de Loire-Atlantique recherche pour son service Administration Générale et Qualité, situé à Nantes, un(e) secrétaire accueil/GED (H/F),

Type de poste

• CDD à pourvoir le 6 mai 2019
• Temps partiel 80% (28 heures)
• Rémunération brute mensuelle selon la convention collective du 15 mars 1966 – grille Technicien Qualifié (entre 1344 € et 2133 € selon l’ancienneté)

Descriptif des missions

Activités principales :

Accueil téléphonique et standard :

• Accueille le public  en identifiant I’UDAF de Loire Atlantique,
• Renseigne le public et oriente les appels vers les différents services à l’aide des supports internes,
• Transmet  les messages et les informations aux interlocuteurs concernés,
• Réceptionne les colis, signe les bons  de livraison  après vérification de l’état et du nombre  de colis et informe les services concernés,
• Signe les notifications d’huissiers après avoir vérifié la mesure concernée (mandats spéciaux, curatelles et tutelles uniquement).

Traitement GED (Gestion Electronique des Documents)

• Effectue la numérisation des documents,
• Indexe les documents dans MAGIS,
• Archive les documents  papier par lot,
• Remonte au responsable du service ADGE les dysfonctionnements éventuels,
• Participe aux  tests et aux  évolutions de la GED (réunions avec les  services et collaboration avec le service informatique).

Logistique :

• Prépare les commandes en enveloppes et papier entête pour les antennes et assure le suivi des stocks pour tous les services sur Excel,
• Gère les commandes de fournitures de bureau pour les services du siège social,
• Participe à la mise sous plis des envois en nombre  (L’Essentiel…),
• Identifie les listes des dossiers passés en commissions pour le service Action Familiale,
• Archive annuellement des dossiers des usagers (classement et numérotation des boites).

Enregistrement, tri et numérisation des factures :

• Participe au tri et à la numérisation de factures  selon le planning du service,
• Vérifie et enregistre les factures reçues par mail
• Transmet les lots numérisés  au service comptabilité pour saisie des factures.

Activités secondaires :

– Gestion d’activité :

• Effectue la numérisation des ordonnances et courriers en provenance des tribunaux,
• Renseigne le tableau de gestion d’activité et effectue les saisies nécessaires dans UNIT,
• Envoie un mail d’information aux services selon la liste définie,
• Effectue l’archivage des documents

 

– Traitement du courrier  à l’arrivée  et au départ :

• Signe les accusés de réception des courriers en recommandé et identifie les courriers,
• Relève la boîte aux lettres chaque jour et ventile les fax au fur et à mesure,
• Réceptionne et traite les navettes de retour  des antennes,
• Affranchit le courrier au départ,
• Participe à l’ouverture et à l’identification du courrier à l’arrivée  en fonction des nécessités du service.

Conditions requises

• Bac professionnel exigé,
• Expérience professionnelle – 3 ans minimum,
• Maîtriser les outils informatiques (Pack Office, logiciel métier, internet et messagerie)
• Gérer un standard multi  lignes,
• Accueillir, orienter les usagers,
• Comprendre l’organisation et le fonctionnement de la structure,
• Savoir appliquer les procédures et consignes  mises en place au sein de la structure,
• Savoir transmettre un message (bon rédactionnel),
• Faire preuve d’écoute  active; savoir reformuler les demandes,
• Faire preuve de rigueur et d’organisation,
• Faire preuve de réactivité et d’autonomie,
• Faire preuve de discernement en cas de situation difficile,
• Savoir alerter,
• Savoir le sens du travail  en équipe.

Modalités de réponse

Envoyer un CV et une lettre de motivation avant le 26 avril 2019

UDAF 44 – service Ressources Humaines

35A rue Paul Bert – CS 10 509

44105 Nantes cedex 4

ou par email à recrutement@udaf44.asso.fr