Offre d'emploi

Secrétaire accueil/courrier/GED H/F (44) 202250

Udaf [Nom du département] - Intitulé du poste - Poste basé à [Lieu] ([n° de département]) - CDD X mois

L'Udaf recrute

Présentation de l’Udaf de Loire-Atlantique

Association loi 1901, reconnue d’utilité publique, l’Union Départementale des Associations Familiales de Loire-Atlantique regroupe 101 associations adhérentes et dispose de 189 représentations familiales sur tout le département. Outre sa mission principale et institutionnelle de représentation des familles et de défense de leurs intérêts auprès des pouvoirs publics, elle gère différents services d’intérêt familial (notamment de services de protection juridique des majeurs, de protection de l’enfance) et emploie 120 salariés sur le département de la Loire-Atlantique.

Secrétaire accueil/courrier/GED

Pour le service Administration Générale et Qualité

Descriptif du poste

Sous l’autorité du responsable de service, le ou la secrétaire d’accueil courrier Ged est chargée de l’accueil téléphonique et physique au siège de l’UDAF44. Il ou elle participe également au traitement du courrier et à la GED dans le respect des procédures.

Sous l’autorité du Responsable de Service :

Accueil téléphonique et standard :

o Accueille le public en identifiant l’UDAF de Loire Atlantique,
o Renseigne le public et oriente les appels vers les différents services à l’aide des supports internes,
o Transmet les messages et les informations aux interlocuteurs concernés,
o Réceptionne les colis, signe les bons de livraison après vérification de l’état et du nombre de colis et informe les services concernés,
o Signe les notifications d’huissiers après avoir vérifié la mesure concernée (mandats spéciaux, curatelles et tutelles uniquement).

Traitement du courrier à l’arrivée et au départ :

o Signe les accusés de réception des courriers en recommandé et identifie les courriers,
o Relève la boîte aux lettres chaque jour,
o Réceptionne et traite les navettes de retour des antennes,
o Affranchit le courrier au départ,
o Participe à l’ouverture et à l’identification du courrier à l’arrivée en fonction des nécessités du service.

Enregistrement, tri et numérisation des factures :

o Participe au tri et à la numérisation de factures selon le planning du service,
o Vérifie et enregistre les factures reçues par mail,
o Transmet les lots numérisés au service comptabilité pour saisie des factures.

Traitement GED (Gestion Electronique des Documents) :

o Effectue la numérisation des documents,
o Indexe les documents dans MAGIS,
o Archive les documents papier par lot,
o Remonte au responsable du service ADGE les dysfonctionnements éventuels,
o Participe aux tests et aux évolutions de la GED (réunions avec les services et collaboration avec le service informatique).

Logistique 

o Prépare les commandes en enveloppes et papier entête pour les antennes et assure le suivi des
stocks pour tous les services sur Excel,
o Gère les commandes de fournitures de bureau pour les services du siège social,
o Participe à la mise sous plis des envois en nombre (L’Essentiel…),
o Identifie les listes des dossiers passés en commissions pour le service Action Familiale.

Profil

Profil du candidat :

Bac professionnel exigé,

Expérience professionnelle de 3 ans minimum,

Maitriser les outils informatiques (pack office, logiciel métier, internet et messagerie).

Contrat

Contrat à durée indéterminée à pourvoir dès que possible

Salaire et avantages

Envoyez CV et lettre de motivation à

Service des Ressources Humaines

Udaf de Loire-Atlantique
2 impasse de l’Espéranto – Saint-Herblain
44956 NANTES Cedex 9